Költségszámlák letöltése NAV-ból, ingyen és azonnal

Szinte napra pontosan, 2 hónappal ezelőtt adtunk hírt arról, hogy a költségtételek kezelése megújult. Azaz, ez év februárjától már komplett költségszámla kezelést is nyújt a CO3. Ennek a fejlesztésnek többek között azért volt nagy jelentősége, mert a többsoros költségszámla az alapja az általunk már régóta tervezett, belföldi partner által kiállított számlák automatikus letöltésének és beemelésének.

A CO3 folyamatos fejlesztésével az egyik fő célunk, hogy az adminisztráció terheit csökkentsük ügyfeleink részére. Most ismét a pénzügyesek számára szolgálhatunk egy, korábban már beharangozott újítással. Örömmel jelentjük be, hogy elkészült a NAV Online Számla rendszeréből a költségszámlák automatikus letöltésének lehetősége, a házon belül csak „NAV behúzásnak” elnevezett funkció. A lehetőség minden ügyfelünk számára, előfizetési díjcsomagtól függetlenül, ingyenesen elérhető a Pénzügy modul Adóhatóság szekciója alatt. A számlák átemelésével megszűnik a belföldi költségek kézi rögzítésének fáradtságos és nagy odafigyelést igénylő folyamata. Mivel a számla rögzítést a gép végzi, így az hibamentes és pontos tény költség adatokkal rendelkezhetünk a cégünket illetően.

Hogyan működik az automatikus költségszámla behúzás?

A funkció használata pofon egyszerű, de annál nagyobb segítséget nyújt. Teljesen automata folyamatról van szó, csupán a letöltendő számlák kiállítási dátumának időintervallumát kell megadnunk. A letöltés gomb megnyomását követően, az adott időszakban a cégünk felé kiállított összes számlát letölti a rendszer. A „behúzott” számlák világoskék háttérszínű cimkékkel és NAV felirattal jelölten kerülnek be a Számlalistába. Az automatikusan beemelt számlák tervezett státuszt kapnak. Az említett NAV felirat pedig egészen addig látható a tételsorban, amíg a pénzügyes a számla státuszát meg nem változtatja – azaz számlát már ellenőrizte, esetleg számlaképet csatolt hozzá, feldolgozta.

Szállítmány érkezett funkció, a gyorsabb bevételezés érdekében

A Szállítói megrendelések kiegészítőnket használó ügyfeleinknek szeretnénk további segítséget nyújtani a megrendelések kezelése kapcsán. Itt is egy teljesen automata, gép által vezérelt folyamat került kiépítésre.

A „Szállítmány érkezett” funkció segítségével a korábban elkészített, és leszállításra várakozó megrendelések adminisztrációja pillanatok alatt elvégezhető. Amennyiben a megrendeléseken szereplő, beérkezett árukat vonalkód olvasóval lecsipogtatják, akkor a vonalkód listát fel lehet tölteni a Raktár / Beszerzési folyamat / Szállítói megrendelések / Szállítmány érkezett oldalon. A rendszer végignézi az összes “bevételezésre vár” státuszban lévő megrendelést és automatikusan elvégzi a megrendelések adminisztrációját. Szükség esetén megbontja a szállítói megrendeléseket, beállítja azok státuszát és elkészíti a kapcsolódó bevételezési bizonylatokat.

  1. Ha az összes termék megtalálható egy szállítói megrendelésen, akkor annak bevételezése automatikusan megtörténik. Létrejön a bevételezési bizonylat, a szállítói megrendelés Bevételezett állapotba vált.
  2. Ha a termékek csak bizonyos része található meg a Szállítói megrendelésen, akkor az automatikusan megbontásra kerül. A megbontással létrejövő megrendeléshez a bevételezési bizonylat létrejön, és a megbontással létrejött, új megrendelés Bevételezett státuszra vált. A többi termék az eredeti Szállítói megrendelésen marad.
  3. Ha olyan áru érkezik, mely egyetlen Szállítói megrendelésen sem található meg, a hozzájuk tartozó EAN-kódok a képernyőn listázásra kerülnek.

Amennyiben a bevételezni kívánt termékek vonalkód listáját a célraktárak szerint tudjuk rendezni, úgy a bevételezés raktára a betöltés előtt megadható. Ebben az esetben minden bevételezett termék a betöltést követően azonnal a helyére, a megfelelő célraktárba kerül.  

Számla jóváhagyásokkal kapcsolatos kötegelt értesítés

Amennyiben a fiókban a Költségszámla jóváhagyási munkafolyamat be van kapcsolva, úgy most már a jóváhagyó felhasználók a saját profiljukban beállíthatják, hogy a jóváhagyásról szóló figyelmeztető e-mailt mikor szeretnék megkapni.

Alapértelmezetten a rendszer minden egyes költségszámláról, amit jóvá kell hagyni, a státusz váltás pillanatában e-mailt küld a jóváhagyó számára. Ez egy nap akár több tíz számlát is jelenthet a cég forgalmától függően.

Mostantól azonban lehetőséget adunk arra, hogy a jóváhagyandó számlákról naponta csak egyszer, kötegelten kapjunk e-mail értesítést.

A beállítást a felhasználói profil oldalon érhető el, az „Értesítések” szekció alatt a “Számlajóváhagyásokról naponta egyszer kötegelten” opció kiválasztásával. Az értesítés kiküldése a Napi teendőkkel együtt, a már megszokott módon, minden reggel 7.30-kor történik.

Bugfix

  • Mac OS, Safari 15 böngésző alatt a költség számla fizetett státuszra állításakor az alsó sáv szétcsúszott.
  • ELÁBÉ számítás javítása az érvénytelenítő számlák esetén XLS exportban és számla listában egyaránt.
  • Pénzügy modulban a részletes keresőben, költséghely keresés esetén, a több soros költségszámlák kikeresése nem megfelelően működött.
  • Projekt modulban elérhető eredmény kimutatás javítása a több soros költségszámlák bevezetésével összefüggésben.
  • Raktár termékválasztóban, ha az árnak csak a formátuma tért el (pl. 1100.00 vagy 1 100,00), akkor a termék választó legördülő kétszer is megjelenítette.