Költségkezelés átalakítása… aminek a pénzügyesek örülni fognak

Az idei évre tervezett újdonságaink sorában az első a költségtételek átalakítása oly módon, hogy ne csupán “tételek”, hanem teljes költség számlák is rögzíthetők és kezelhetők legyenek egyben. Ez egy nagyobb átalakítást igényelt, mivel a költségtételeknek nem csupán a pénzügy modulban van jelentőségük, hanem a projektek kiadási oldalának tervezésekor is. Mindezek mellett természetesen megannyi lekérdezést és exportot is érint…

Költségtétel – Költségszámla

De végre elkészültünk és örömmel jelentjük be, hogy a mai naptól komplett költség számlák rögzítésére is lehetőség nyílik minden felhasználónk számára! Nem kell többé a számlákat megbontani tételsor, vagy éppen áfa kulcsok mentén. Ugyanakkor, ha valaki továbbra is az egyszerű, egy összegű költség rögzítést szeretné folytatni, arra is mód van. Nem kötelező a költség számla összes tételsorának felvitele.

És ezzel még nincs vége, ugyanis a következő lépés, hogy a NAV Online Számla rendszeréből hamarosan elérhetővé tesszük mindenki számára a cégük felé kiállított számlák egyszerű letöltését, átemelését! Így megszűnik a belföldi költségek kézi rögzítése és pontos várható/tény kiadási adatokkal rendelkezhetünk a cégünket illetően. Már nem kell sokat aludni és ez a funkció is elérhetővé válik.

számlák kezelése

Mi változott ezzel?

A kezelés és mindennapi használt kapcsán csupán nagyon kevés dolog. A régi költség tételek ugyanúgy kezelhetők, mint eddig. Az újak – de akár a régiek esetén is – lehetőség nyílik több tételsor rögzítésére. Így egy partnertől kapott számla komplett adattartalma rögzíthető.

A motorháztető alatt azonban nagyon sok minden változott. Előkészítésre került a NAV bejövő számlák fogadásához már-már szinte minden.

Nézzük a további újdonságokat!

Egyedi mezők a számla tételsorokhoz

Eddig a számlákhoz lehetett egyedi mezőket kapcsolni. Mostantól azonban már tételsor szintjén is lehetőség van mezőket definiálni. Mikor lehet ez hasznos? Például könyveléssel kapcsolatos információk – dimenziók – tárolására. Ezeket később, ha főkönyvi feladásra kerül sor, a rendszer képes lesz használni. Így még teljesebb lehet a könyvelési előkészítő munka a CO3-ban.

Környezetvédelmi termékdíj automatikus kiszámítása

Amennyiben rendelkezik raktár modullal, akkor a Raktár / Beállítások / Környezetvédelmi termékdíj lapon felrögzítheti az alkalmazott díjakat. Azután ezeket a díjakat a raktárban nyilvántartott termékeihez rendelheti.

Ha olyan termék kerül egy számlára, melyhez a szükséges beállítások megtörténtek, akkor a CO3 automatikusan kiszámítja a környezetvédelmi termékdíj mértékét és azt a számlán megjeleníti. A megjelenítéshez a Pénzügy / Beállítások / Nyomtatási beállítások lapon a “Környezetvédelmi termékdíj kiszámítása és nyomtatása” opciót kell bekapcsolni.

Ez a lehetőség az átvállalt – azaz a termék árába épített – díjat számolja ki és jeleníti meg.

Ajánlatadáshoz kötődő automatizmusok

Az év elején vezettük be a raktár modulból történő ajánlatadás lehetőségét és azt az értékesítési munkafolyamatra fűztük. Az ajánlatadás funkció most annyival bővült, hogy az ajánlat elektronikusan kiküldhető az ajánlaton megadott email címre. A kiküldés pillanatában az ügyfél adatlapjára bejegyzésre kerül az ajánlatadás ténye, az ajánlat csatolásra kerül az ügyfélhez és automatikusan létrehozott naptári bejegyzések segítik felhívni az értékesítő kolléga figyelmét, hogy mikor kell az ügyfelet az ajánlat miatt keresni.

Vevői megrendelés visszaigazolása

Az értékesítés következő állomása a megnyert ajánlat után annak kiszolgálása, a keletkezett vevői megrendelésen keresztül. Ahogyan az ajánlatnál, itt is lehetőség nyílik email küldésére – teljesen automatikusan. A vevői megrendelés véglegesítésekor, azaz a “Foglalás és nyomtatás” gomb lenyomásának pillanatában az ügyfél egy visszaigazoló emailt kap a megrendeléséről (PDF-ben csatoljuk), a várható szállítási időről és teendőkről. Az automatizmus “Az ügyfél értesítése a várható szállításról?” opció kiválasztásával aktiválható a vevői megrendelésen.

Tömeges termék betöltés

Egyre nagyobb az igény arra, hogy a raktárban kezelt termékeket könnyedén, nagy tétel számban lehessen felvinni, módosítani. Ez a megszokott módon a CO3 által adott XLS sablonnal történik. Ugyanakkor úgy gondoljuk nagy segítség lehet, hogy ha olyan export formátumot alakítunk ki, ami teljesen megegyezik az import formátummal. Így egy exportot követően, az XLS-ben a szükséges adatok megváltoztathatók – például termékek átárazhatók – majd azonnal vissza is tölthető a rendszerbe, mindenféle változtatás, oszlop rakosgatás, rendezgetés nélkül.

Ez az új export formátum elkészült, akár már a mai naptól használható. Elérni a teljes terméklista oldalon állva (ez a raktár nyitólapja), a termék lista griden, az Export gombot szükséges megnyomni. A felugró ablakban pedig a “Normál XLS import formátumban” csempét kell választani.

Ezzel jelentősen felgyorsulhat a termékek adatainak megváltoztatása és csökkenthető a hibázás lehetősége.

Bugfix

  • Projektből létrehozott vagy módosított költségtétel esetén nem a projekt pénzügyi lapjára került vissza a felhasználó.
  • Al mappából történő file törlés után nem maradt a kezelő felület az almappában, mindig a Dokumentumok modul nyitólapjára ugrott.
  • CRM XLS export hibák javítása az egyedi mezők kezelésénél.
  • Dokumentum listázásakor fellépő jogosultsággal kapcsolatos hibajavítás.