Kérdés sem merülhet fel, hogy az Újévben a rendszert ért legnagyobb változás a vadonatúj modulunk bevezetése. Nagy örömmel jelentjük be a CO3 integrált munkaidő nyilvántartóját, a Munkaidőt.
Míg az emberek nagy része az elmúlt 2 hónapban a közelgő ünnepekre majd az újévre, az üzleti év indítására koncentrált, mi az új modulon ügyködtünk, hogy az mielőbb bevezetésre kerüljön és hatékony segítséget nyújtson ügyfeleinknek. Jelen cikkünk célja az új, önálló modulunk, a Munkaidő modul bemutatása.
Miért is fontos a vállalkozás számára a munkaidő nyilvántartása?
A munkaidő nyilvántartás, munkaidő naplózás értékes eszköz minden vállalkozás számára. Segít a cégvezetésnek felmérni a működési hatékonyságot, így kimutathatóvá válnak a nyereséges és veszteséges tevékenységek. Eddig ki nem számlázott bevételi forrásokra derülhet fény. Megállapítható, hogy mely partnerünk az, akinél nincs arányban a ráfordított időnk és az érte kapott pénz. Eddig rejtett, hatékonyságot javító lehetőségek kerülhetnek felszínre.
A munkaidő naplózása pontos nyilvántartást ad a ledolgozott órákról, mely üzleti partnerek esetében az elszámolások egyik alapját, az erőforrások költségeinek elszámolását képezi. Használható az alkalmazottak teljesítményének nyomon követésére, így láthatóvá válik, hogy mire, mennyi idő szükséges és mivel mennyi időt töltenek el a kollégák. Amennyiben az összes kolléga naplózza a napi időráfordításait, úgy a munka terheltség-eloszlása is jobban szervezhető, ezzel pedig a teljesítmény növelhető.
Munkaidő nyilvántartónk segít nyilvántartani az egyes munkanapok során eltöltött időt, legyen szó projekt feladatokról, partnerrel történő találkozóról, vagy olyan hétköznapi tevékenységekről, mint egy dokumentum elolvasása, véleményezése, tanácsadás, telefonon történő segítségnyújtás, egy dekorációs elem megépítése, kertépítészeti munkafázis elvégzése vagy éppen egy szerelő csapat által az adott helyszínen nyújtott szolgáltatás – azaz bármilyen olyan tevékenység, amely a cég tevékenységéhez köthető.
Ugyanakkor, ha elég bátrak vagyunk kreatívan kezelni a munkaidő rögzítésének lehetőségéhez, akkor akár egy helyszínen dolgozó munkatárs által használt eszközt, ami lehet egy markológép, vagy éppen a célállomásig közlekedő kisteherautó, esetleg egy drón, vagy bármi más, ami a feladat elvégzésében költségként merült fel, szintén rögzíthető. Az eszközt is felrögzíthetjük, mint „munkatárs” és a „munkában töltött” idejét is kimutathatjuk, mint költséget. Például, egy kapcsolódó projektre allokálhatjuk.
A legfontosabb funkciók dióhéjban
A munkaidő naplózható a saját – vagy más nevében:
- Időráfordítást adott projektre, az elvégzett feladat rövid leírását, valamint azt, hogy a kolléga mikor végezte el a feladatot. A rövid leírás egy előre definiált, testre szabható listából választható ezzel is gyorsítva az adatbevitelt, de természetesen szabad szövegként is megadható.
- Megfelelő jogosultsággal az egyes rögzített munkaidők, vagy szabadságok jóváhagyhatók.
- A munkaidők listája szűrhető dátum, projekt, ügyfél, vagy akár munkatárs szerint is.
- A Munkaidő modulunk legnagyobb előnye az integráltsága. A munkaidő rögzítés – az integráltságának köszönhetően – történhet a Munkaidő modulon kívül is, a CRM modulból a partner adatlapról, vagy a Projekt modulban a projekt Whiteboard-járól.
- Munkaidő naplózásakor további extra információkat is tárolunk, a könnyebb visszakereshetőség és átláthatóság érdekében.
- A nyilvántartásban megadható és a rendszer használja:
- a munkatársak heti munkaidő beosztását (pl. Hétfőn 8 órát, Kedden 4 órát dolgozik, Pénteken pedig nincs bent, stb.)
- munkatársak munkabérét
- a munkaidő rögzítések alapján, az órabéréből kiszámítja a várható bérét.
- A munkaidőkön kívül a szabadságok egy gombnyomással felvihetők és nyomon követhetők.
- Különböző kimutatások, és jelentések kérhetők le a naplózott munkaidőkről.
- A modul több nézetet és szűrési lehetőséget is kínál az adatok egyszerűbb átláthatósága és a modulon belüli könnyebb navigálhatóság érdekében.
A modul elérhetősége
A Munkaidő modul csak a PRO és Nagyvállalati díjcsomagokban érhető el. Alapesetben 2 munkavállaló munkaidő rögzítésére van lehetőség, mellyel a modul működése kipróbálható . Amennyiben több munkavállaló idejének naplózására van szükség, úgy a kiegészítők között, a „Munkaidő +5 munkavállaló” bővítménnyel a vállalkozás mindenkori létszámához igazítható.
A Munkaidő modul természetesen a CO3 mobil applikációjában is elérhető, így bárhol, bármikor – akár irodában, akár a partnernél, akár a munkavégzés helyszínén, akár otthon – kényelmesen használható, hiszen az időráfordítások a telefonunk segítségével rögzíthetők.
A modult további bővítése is tervben van, például:
- a rögzített adatokból egy gombnyomásra Teljesítési Igazolás (TIG) kiállítás lehetősége
- egy gombnyomásra vevői számla készítés lehetősége
Amennyiben a cikkünk alapján az új Munkaidő modul felkeltette az érdeklődését, úgy további információk a modulról a Felhasználói kézikönyv vonatkozó fejezetében olvashat.
Reméljük, hogy a Munkaidő modul segítségével, felhasználóink számára új dimenziók nyílnak meg a rendszer használata során.