A CO3 napról-napra folyamatosan fejlődik, ezért gyakran igyekszünk blogbejegyzések formájában is tájékoztatni ügyfeleinket az új fejlesztésekről vagy éppen rávilágítani egy-egy hasznos, már meglévő funkciónkra. A mai cikkünk épp ez utóbbi apropóján született.
„Segítség, elrontottam a számlát!” Ismerősen csenghet ez a mondat, főleg az újév elején. Szinte minden vállalkozó életében előfordult már az a helyzet, hogy elírt egy dátumot, rossz összeget adott meg esetleg a mennyiséggel volt baj a kiállított számlán. De mi ilyenkor a teendő?
Az alábbiakban a módosító számlák témakörét járjuk körbe, és csokorba szedtünk minden fontos információt, amelyet erről a számlatípusról tudni érdemes.
Mi is az a módosító számla?
A módosító (vagy sokak által helyesbítő számlának hívott) számlák olyan dokumentumok, amelyeket a vállalkozások már meglévő, kiállított számlák javítására használnak. A módosítás oka többféle lehet, például hibás összeget, mennyiséget javítanánk, további információval egészítenénk ki az eredeti számlát, vagy éppen elrontottunk egy dátumot.
A módosító számla minden esetben egy eredeti számlára hivatkozik és annak adattartalmát módosítja ahogy azt az Áfa tv. rendelkezései is definálják. Fontos tudni, hogy egy már kiállított számla módosításakor (helyesbítésekor) nem egy teljesen új és különálló számla készül, mint az érvénytelenítő (vagy sztornó) számlák esetében, ami semmissé teszi az eredeti számlát, hanem az adatok helyesbítésével olyan új számla hozható létre, amely visszautal a hibásan létrejövő számlára. A két számla – az eredeti, azaz immár módosított és az új, azaz a módosító számla – csak együtt érvényesek, mivel számviteli szempontból a két számla és azok tételeinek együttes értéke kerül be a könyvelésbe.
Csak az eredeti számlának lehet módosítása, akár több is
Előfordulhat olyan eset is, amikor készítettünk egy módosító számlát, de még azon sem stimmel minden adat. Pánikra semmi ok! Ez esetben ismét módosítjuk az előzőleg már módosított számlát! Ilyenkor a kiállított összes módosító számla és az eredeti számla együttesen érvényesek. Módosító számlát annyit és akkor lehet kiállítani, amikor csak azt az üzleti elszámolás megkívánja.
Módosító számla, vagy sztornó számla? Mikor melyiket használjuk?
Sokan összekeverik a helyesbítő számlát a sztornózással/érvénytelenítéssel. Azonban két különböző számlatípusról van szó, amelyekre eltérő szabályok vonatkoznak.
A fent említett módosító számlától eltérően, az érvénytelenítő (sztornó) számla kiállítása nem az eredeti számla helyesbítésére, hanem annak érvénytelenítésére való. A sztornó számlákon szereplő teljesítési időpontnak pedig minden esetben meg kell egyeznie az eredeti számlán szereplő teljesítési időponttal.
Amennyiben ezután is nehezünkre esik eldönteni, hogy módosító, vagy sztornó számlára van szükség, az alábbi kérdést kell feltennünk: a kiállított számla kapcsán:
- történt tényleges vásárlás, vagy
- a vevő a számlakibocsátás után, vagy annak pillanatában mégis elállt a vásárlástól.
Előbbi esetben, vagyis ha a vásárlás megtörtént, de a vásárlás adatait nem teljes egészében fedi a kibocsátott számla, akkor módosító számla kiállítására van szükség. A helyesbítő számlán negatív és pozitív tételek (értékesített cikkek/szolgáltatások) szerepeltetésével korrigálhatjuk számlánkat a valós tényekhez. Ahogy azt feljebb is írtuk, egy számlához kapcsolódóan több módosító számla is kiállítható, tehát szinte végtelen korrekciós lehetőségünk is van.
Utóbbi esetben, vagyis ha a vevő elállt a vásárlástól, akkor a számlát érvényteleníteni (sztornózni) kell.
Ha cikkünk után esetleg még mindig nem teljesen világos a módosító számlák miértje és működése, akkor íme néhány további segítség a módosító számlák kapcsán.
Fontos szabály!
Sem a módosító, sem pedig a módosított számlákat nem lehet érvényteleníteni. Ha mégis a gazdasági esemény „nullázására” lenne szükség, akkor azt egy olyan módosító számlával érhetjük el, ahol ellenkező előjelekkel a számlák együttes végösszegét nullára módosítjuk.
További segítségek
- A tételek módosításánál az előjelekre nagyon fontos odafigyelni! Az eredeti számla és az azt korrigáló módosító számla (vagy számlák) előjeles összege leírja a megtörtént gazdasági eseményt. Mindössze egy kis odafigyelés és az előjeles számok alapismerete szükséges, de ha mégsem sikerülne, még mindig ott a lehetőség újabb módosító számla készítésére. 😊
- Hogy teljesen kivédjük a hibázási lehetőségeket, a CO3-ban egy módosító számla ellenőrző képernyő segíti ügyfeleink munkáját. Ez az ellenőrző képernyő a módosító számlák elkészítésének a végén nyújt tájékoztatást arról, hogy mi is történik a módosítás során.
- Pénzügyes kollégáknak további, extra „szemvezető” piktogrammokkal jelöljük a módosított (sötétkék „M” betű) és hozzá kapcsolódó módosító (világoskék „M” betű) számlákat.
- Ne feledjük! A módosító számlák kiállítása esetén az eredeti (módosított) számla és a módosító számlák együtt írják le, hogy mi történt gazdaságilag – képzeletben összefűzhetőek – de ezt mi digitálisan meg is tesszük Önnek.😊
- Ha mindezek ellenére úgy érezzük, hogy ez az egész túlságosan bonyolult, akkor inkább ne módosító, hanem érvénytelenítő számlát használjunk (a módosító helyett) és kezdjük elölről egy teljesen új számlával.
Ahogy cikkünkből is könnyen kivehető, a rendszer használata ráadásul teljesen leegyszerűsítheti a módosító számla kiállításának és nyomon követésének folyamatát, hiszen a módosítással kapcsolatos összes információ egy helyen kerül tárolásra.
Végső soron nem is olyan bonyolult az egész, igaz? 😉