A magyar vállalkozások számára a számlázás szabályossága kulcsfontosságú, hiszen a NAV előírásai szerint minden számla adatait pontosan rögzíteni kell. A modern ERP-rendszerek segítenek abban, hogy a folyamat gyors, automatizált és hibamentes legyen.
Kötelező adatok a számlán
Ahhoz, hogy a számla jogszerű legyen, minden kötelező adatot fel kell tüntetni. Ezek az alapinformációk biztosítják, hogy a számla NAV-kompatibilis és könnyen ellenőrizhető legyen.
Minden számlán fel kell tüntetni:
- Számla kibocsátásának dátuma
- Számla sorszáma, amely egyértelmű azonosítást biztosít
- A kibocsátó adatai: név, cím, adószám
- A vevő adatai: név, cím, adószám (ÁFA-azonosító, ha releváns)
- Értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése
- Mennyiség és nettó egységár
- Számla nettó értéke
- ÁFA mértéke és összege
A valós idejű adatszolgáltatás (RTIR) ma már kötelező minden ÁFA-körös számla esetében. Ez azt jelenti, hogy minden adatot a NAV felé kell továbbítani a számla kiállításakor, amit a legtöbb ERP automatikusan kezel.
Opcionális, de hasznos adatok
A kötelező elemek mellett bizonyos információk opcionálisan is feltüntethetők, hogy a számla átláthatóbb és informatívabb legyen.
Ilyen adatok például:
- Termék besorolási jelölés (VTSZ, SZJ, TESZOR)
- Fizetési mód (készpénzes, átutalás)
- Fizetési határidő
Ha ezeket az adatokat előre definiáljuk az ERP rendszerben, minden számlán egységesen és gyorsan megjelennek, így csökken a manuális hibák lehetősége, és könnyebb nyomon követni a tranzakciókat.
Automatizált folyamatok a gyakorlatban
A kötelező és opcionális adatok ismerete fontos, de a valós hatékonyságot az automatizált folyamatok hozzák. Az ERP rendszerek, mint a CO3 lehetővé teszik, hogy a számlázás gyors és hibamentes legyen, miközben a NAV-kompatibilitás is biztosított.
Például:
- Számla generálás online rendelésből – a rendszer automatikusan létrehozza a számlát, ha a termékek és vevőadatok már rögzítve vannak.
- Módosító számlák – hibák, árkorrekciók vagy visszatérítések esetén a módosító számla gyorsan és biztonságosan kiállítható. A számlamódosítás rejtelmeiről egy korábbi cikkünkben már írtunk itt.
- Riportok és ellenőrzés – automatikus riportok készíthetők, amelyek átláthatóvá teszik a pénzügyi és ÁFA-adatokat, így könnyebb a könyvelés és az ellenőrzés.
Összegzés
A számlázás szabályos kezelése elengedhetetlen a vállalkozások számára. Az ERP-rendszerek segítségével a folyamat gyors, átlátható és hibamentes lehet, miközben minden NAV-követelménynek megfelel.
Ön hogyan kezeli a számlázást a vállalkozásában? Automatizált rendszert használ, vagy még manuálisan történik a számlázás?