A digitális átállás már nem választás kérdése, hanem a modern üzleti működés alapfeltétele. A papíralapú bizonylatolás ideje lejárt: lassú, költséges és felesleges környezeti terhelést jelent.
A CO3 felhőalapú vállalatirányítási rendszerével az elektronikus számlázás nemcsak egy törvényi kötelezettség, hanem valódi versenyelőny.
Mi pontosan az elektronikus számla?
Az e-számla olyan bizonylat, amelyet elektronikus formában bocsátanak ki és fogadnak be. Fontos tisztázni: egy sima PDF dokumentum önmagában még nem minősül hiteles e-számlának. A hitelességet, az eredet megbízhatóságát és az adattartalom sértetlenségét a CO3 Pénzügyi modulja által automatikusan generált időbélyeg és elektronikus aláírás garantálja, megfelelve a 2007. évi CXXVII. áfa törvény előírásainak.
Az elektronikus számlák a CO3 Kft. saját fokozott biztonságú tanúsítványával kerülnek aláírásra, majd minősített szolgáltatótól származó időbélyegzőt kapnak. A tanúsítvány elektronikus aláíráshoz és titkosításhoz használható elektronikus igazolás. Az időbélyeg bármilyen elektronikusan tárolt információ egy adott időpillanatban való létezését bizonyítja.
A CO3 e-számlázás legfőbb előnyei:
- Költségcsökkentés: Megszűnik a postaköltség, és a nyomtatási igény.
- Azonnali kézbesítés: A számla a kiállítás pillanatában megérkezik a vevőhöz, így rövidül a fizetési határidő.
- Biztonságos, felhőalapú tárolás: A bizonylatok titkosított szervereken pihennek, bármikor visszakereshetők, és nem foglalnak fizikai helyet az irodában.
- Automatizált NAV adatszolgáltatás: A rendszer emberi beavatkozás nélkül teljesíti a NAV Online Számla felé a jelentési kötelezettséget.
Hogyan működik a folyamat a gyakorlatban?
A rendszer használata pofonegyszerű, nem igényel informatikai előképzettséget:
- Beállítás: A Pénzügyek lap felső részén láthatja aktuális időbélyeg egyenlegét és itt rendelkezhet az egyenleg feltöltéséről.
- Számla kiállítása: Rögzítse a számla adatait a megszokott módon, vagy konvertáljon számlává egy korábbi árajánlatot.
- Hitelesítés és küldés: Elektronikus aláírással és időbélyeggel úgy tudja ellátni számláját, hogy rögzítéskor a számla alsó részén valamely elektronikus módot választja:
- Számla nyomtatása PDF-be, vagy
- Számla küldése elektronikusan.
- Archiválás: A törvényileg előírt megőrzési idő alatt az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlák a kiállításuk vagy emailben elküldésük után automatikusan tárolásra kerülnek.
Ha a fentiek közül valamelyik opció kiválasztásra kerül, aktívvá válik az „E-aláírás és időbélyegzés?” lehetőség. Ezt is kiválasztva a számla úgy fog elkészülni, hogy tartalmazza a CO3 Kft. saját fokozott biztonságú tanúsítványát és a minősített szolgáltatótól származó időbélyeget. A számla kiállítását követően időbélyeg egyenlegét csökkentjük a díjcsomagjához tartozó időbélyeg egységárral.
Jogszabályi megfelelőség és környezettudatosság
Sokan tartanak az adóhatósági ellenőrzésektől, de a CO3 folyamatosan frissül a legújabb magyar jogszabályoknak megfelelően. Az elektronikus számlázás bevezetése emellett a leggyorsabb út a zöld iroda felé: vállalkozása ökológiai lábnyoma jelentősen csökken a papírmentes ügyvitellel.
Összegzés
Az átállás a CO3-ban mindössze néhány kattintást igényel, de havonta több munkaórát és jelentős költséget takarít meg Önnek. Ne pazarolja idejét manuális adminisztrációra, váltson a jövő megoldására!
Szeretné látni a gyakorlatban? Nézze meg a CO3 bemutatóját itt!