Az automatikus, ütemezett (időszaki) számlázás olyan pénzügyi funkció, amely lehetővé teszi a rendszeres számlák automatikus létrehozását és kiküldését. Ez az opció segít az adminisztráció csökkentésében és abban, hogy a vállalkozás pénzügyi folyamatai gördülékenyen működjenek a megadott időszakban.
Mit jelent az automatikus számlázás?
A CO3 ERP rendszerben az automatikus számlázás azt jelenti, hogy a felhasználó beállíthat egy ismétlődő számla sablont, és a rendszer minden előre meghatározott időszakban automatikusan generálja a számlákat az ügyfelek részére.
Ez hasonló ahhoz, amikor előfizetéses szolgáltatásnál minden hónapban ugyanaz a díj kerül számlázásra. Nincs kézi kiállítás – egyszerűen automatikusan történik a számlagenerálás.
Hogyan működik a CO3-ban?
- Első számla létrehozása: először ki kell állítani egy számlát az adott partnernek, amely alapján az ismétlődő számlázást szeretné beállítani.
- Beállítás a Partner lapján: a partner adatlapján a „Folyószámla” fül alatt aktiválható az automatikus számlázás. Itt megadható:
- a számlázási időszak (például havonta vagy negyedévente),
- a teljesítési dátum,
- és hogy a számla emailben kerüljön kiküldésre.
- Automatikus futtatás: a Pénzügy modulban, az „Automatikus számlázás” gombra kattintva a rendszer a beállított időszakoknak megfelelően kiállítja a számlákat.
- Email küldés és PDF: az elektronikus számlák PDF formátumban érkeznek meg a vevőkhöz, közvetlenül az emailhez csatolva.
Miért előnyös ez egy vállalkozás számára?
Az automatikus számlázás egyik legnagyobb előnye az időmegtakarítás. A számlák kiállítása nem igényel manuális munkát, mivel a rendszer a korábban megadott beállítások alapján önállóan végzi el a folyamatot. Ez csökkenti az emberi hibák esélyét is, hiszen a számlák mindig az előre meghatározott ütemezés és azonos logika mentén készülnek el. A pénzügyi átláthatóság szintén javul, mivel az automatikusan létrehozott számlák a pénzügyi listában külön szűrhetők, így az ellenőrzés gyors és egyszerű marad.
Tippek a használathoz
- A beállítások megadása előtt győződjön meg arról, hogy az ügyfél adatai, különösen az email cím helyesen szerepelnek a rendszerben.
- Ha több partner számára kell ütemezett számlázást beállítani, minden esetben külön állítsa be az automatikus opciót.
Összefoglalás
A CO3 automatikus számlázási funkciója időt takarít meg azáltal, hogy helyettesíti a kézi pénzügyi adminisztrációt. Egyszerű beállítás után a rendszer önállóan gondoskodik a számlák elkészítéséről és kiküldéséről, így a vállalkozás pénzügyei folyamatosan naprakészek maradnak.