Egy számlán három dátum szerepel, és mindháromnak pontos, jogszabályi jelentése van. Sokan összetévesztik őket, vagy figyelmetlenségből rosszul töltik ki – ez pedig adóhatósági problémákhoz, NAV-bírsághoz, sőt érvénytelen számlához is vezethet. Ebben a cikkben bemutatjuk, mit jelent ez a három dátum, mire kell figyelni, és hogyan segít a CO3 ERP abban, hogy minden számla hibátlanul, jogszabálynak megfelelően kerüljön kiállításra.
1. A számlakiállítás kelte
Ez a számla legegyszerűbben értelmezhető adata: az a nap, amelyen a számla ténylegesen kiállításra került.
Fontos tudni, hogy a kibocsátás dátumát nem lehet módosítani – sem visszadátumozni, sem előre dátumozni. Akkor sem, ha a számlát véletlenül késve állítottad ki, vagy ha az ügylet korábban történt. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) egyértelműen rögzíti: a számlán szereplő kibocsátási dátumnak a tényleges kiállítás napjával kell egyeznie.
A CO3 számlázójában ez a mező rögzített és nem szerkeszthető – a rendszer automatikusan a kiállítás napjának dátumát tölti be, így kizárva a téves vagy szándékos visszadátumozás lehetőségét. Ez egyszerre védi a vállalkozást és biztosítja a 100%-os NAV-kompatibilitást.
2. A számla teljesítési időpontja
Ez a három dátum közül az áfa szempontjából a legkritikusabb. A magyar áfatörvény fő szabálya szerint az áfafizetési kötelezettség a teljesítés időpontjában keletkezik – vagyis ezen a napon dől el, melyik bevallási időszakba kerül az ügylet.
A teljesítési időpont az a nap, amikor az ügylet az áfatörvény értelmében megvalósultnak tekintendő. A törvény három teljesítési esetet különböztet meg:
- Tényállásszerű (főszabály szerinti) teljesítés – ez az egyszerű eset: az áru átadásának vagy a szolgáltatás nyújtásának napja.
- Részteljesítés – ha egy nagyobb ügylet egy része teljesül, az adott részre vonatkozó teljesítési időpont az, amikor a részteljesítés megtörtént.
- Időszakos elszámolású ügyletek és részletfizetés – ez a legösszetettebb eset. Ha a felek egymás felé folyamatosan teljesítenek (pl. havi előfizetéses szolgáltatások, bérbeadás, folyamatos szállítmányozás), nem határozható meg egyetlen konkrét teljesítési nap. Ilyenkor az áfatörvény speciális szabályt alkalmaz: az elszámolási időszak utolsó napját tekinti teljesítési időpontnak, vagy – ha a számla hamarabb esedékes – a fizetési határidőt. Erről bővebben a NAV tájékoztatójában olvashatunk.
Kötelező-e feltüntetni a teljesítési időpontot a számlán?
Jogszabály szerint nem minden esetben kötelező, de a gyakorlatban szinte mindig szerepeltetni kell. Az egyetlen kivétel: ha a számlát a teljesítéssel egyidejűleg állítják ki, és ez egyértelműen kiderül a dokumentumból. Ha bizonytalan vagy a szabályokban, érdemes átolvasni a CO3 blogján a számlázás kötelező elemeiről szóló összefoglalónkat is.
A CO3 ERP pénzügyi moduljában a teljesítési időpont szerkeszthető, de mindig kitöltött mezőként jelenik meg a számlaűrlapon. A rendszer alapértelmezetten a kiállítás napját tölti be, de ez igény szerint módosítható – így az időszakos elszámolású ügyletek is pontosan kezelhetők.
3. A fizetési határidő a számlán
A fizetési határidő az áfatörvény alapján nem kötelező eleme a számlának, mégis szinte minden esetben szerepeltetni kell – már csak azért is, mert a vevő és az eladó közötti jogviszony szempontjából alapvető fontosságú adat.
A fizetési határidő hossza a felek megállapodásától függ. Elterjedtek a 8, 15 vagy 30 napos határidők, de nincs jogszabályi korlát – az üzleti szokások és a szerződéses feltételek döntik el. Amit azonban mindenképpen érdemes szem előtt tartani: a számlát az ügylet teljesítése után ésszerű határidőn belül kell kiállítani, és a fizetési határidőt ehhez kell igazítani. A késedelmes fizetések kezeléséről és a kintlévőségek nyomon követéséről a CO3 kintlévőség-kezelési funkciójánál írtunk.
A CO3 számlázójában a fizetési határidő partnerenként, sőt szerződésenként is előre beállítható, így nem kell minden egyes számla kiállításakor manuálisan megadni. A rendszer automatikusan ajánlja fel a partnerhez rendelt alapértelmezett határidőt, amit természetesen felülírhatunk. A beállítás menetét lépésről lépésre megtalálod a CO3 tudásbázisában.
Hogyan segít a CO3 a hibátlan számlázásban?
A CO3 ERP pénzügyi modulja úgy lett kialakítva, hogy a számlázás minden lépése szabályos, gyors és dokumentált legyen:
- A kibocsátás dátuma automatikus és nem módosítható
- A teljesítési időpont mindig kitöltött és rugalmasan szerkeszthető
- A fizetési határidő partnerenként előre beállítható
- A számla 100%-ban NAV Online Számla kompatibilis, valós idejű adatszolgáltatással
- A kész számla elektronikusan, időbélyeggel ellátva is kiküldhető közvetlenül a rendszerből
Ha szeretnéd látni, hogyan működik mindez a gyakorlatban, nézd meg a CO3 pénzügyi modulját részletesen a co3app.com/pages/hu/finances oldalon, vagy böngészd a tudásbázist a learn.co3app.com címen.
Kipróbálnád, hogyan kezeli a CO3 a számláidat? Regisztrálj ingyenesen és nézd meg élőben!