Mi a szállítólevél?
A szállítólevél olyan üzleti bizonylat, amely igazolja a termékek fizikai mozgatását, illetve a megrendelés teljesítését. Bizonyítja, hogy az áru elhagyta a raktárt, és a meghatározott helyre került kiszállításra. Nem helyettesíti a számlát, de fontos szerepet tölt be az adminisztrációban és a készletnyilvántartásban.
Mi a szállítólevél szerepe?
Szállítólevelet akkor szükséges kiállítani, amikor az áru kiszállítása és a számlázás időben elkülönül. Gyakori ez nagykereskedelmi, webáruházi vagy projektalapú működés esetén. A dokumentum igazolja az átvételt, és vitás helyzetben bizonyítékként szolgál.
A szállítólevél egyben a raktármozgás alapja is. A kiállításával a készlet csökkenése automatikusan rögzíthető egy modern rendszerben. Így a készletadatok naprakészek maradnak.
Mit kell tartalmaznia?
A jogszabály nem ír elő szigorú formai követelményeket, de bizonyos adatok feltüntetése erősen ajánlott. Egy jó szállítólevél legalább az alábbiakat foglalja magában:
- A bizonylat egyedi azonosítója.
- A kiállítás dátuma és a kiállító adatai.
- A szállított termékek neve, cikkszáma, mennyisége.
- A vevő vagy átvevő adatai.
- Aláírások vagy elektronikus jóváhagyás.
A termékek árának feltüntetése nem kötelező, ha az üzleti gyakorlat ezt nem kívánja meg.
Sok esetben a szállítólevél kizárólag logisztikai dokumentumként funkcionál. Az átvétel igazolása történhet aláírással vagy digitális jóváhagyással.
Miért fontos a digitalizáció?
Papíralapú működés esetén könnyen előfordulnak adminisztrációs hibák, példul: elírások, duplikált bizonylatok, vagy elveszett dokumentumok. Ezek mind készleteltérést okozhatnak.
Digitális számlázó és raktárkezelő rendszer alkalmazásával a szállítólevél kiállítása automatizálható. A rendszer összekapcsolja a megrendelést, a készletmozgást és a számlázást. Egyetlen felületen követhető minden tranzakció.
A felhőalapú működés további előnyt jelent. Az adatok bárhonnan elérhetők. Több telephely is kezelhető egy rendszerben. A jogosultságok szabályozhatók, így a munkatársak csak a számukra releváns adatokhoz férnek hozzá.
Szállítólevél és készletkezelés egy rendszerben
Integrált megoldás esetén a szállítólevél nem különálló dokumentum, hanem a teljes üzleti folyamat része. A raktárkészlet automatikusan frissül és a számla kiállítása akár egy kattintással megtörténhet a szállítólevél alapján.
Ez gyorsítja az adminisztrációt, csökkenti a hibák számát és javítja az ügyfélkiszolgálás minőségét. A vállalkozás működése így sokkal átláthatóbbá válik.
Összegzés
A szállítólevél nem csupán kísérődokumentum, hanem a készletkezelés és a logisztika kulcseleme. Digitális rendszerben alkalmazva jelentős hatékonyságnövekedés érhető el, hiszen az automatizált folyamatok időt takarítanak meg és biztonságosabb működést biztosítanak.
A modern vállalkozások számára a digitális szállítólevél és az integrált raktárkezelés jelentős versenyelőnyt jelent.