A számlázóprogram használata ma már alapkövetelmény a vállalkozások számára. A NAV előírásai szerint minden számlázó rendszert be kell jelenteni, és gondoskodni kell a valós idejű adatszolgáltatásról is. Ez a bejegyzés érthetően összefoglalja, hogy hogyan működik a bejelentés folyamata, milyen adatokat kér a NAV, és hogyan biztosítható a szabályos működés egy modern ERP rendszer – például a CO3 – használatával.
Miért kötelező bejelenteni a számlázóprogramot?
A NAV a vállalkozások számlázási folyamatait valós időben követi. Ezért minden számlázóprogramot be kell jelenteni, hogy a hatóság azonosítani tudja, melyik vállalkozás milyen rendszerből állít ki számlát.
A bejelentés célja a transzparens működés és az automatikus adatszolgáltatás biztosítása.
Ez a kötelezettség minden vállalkozásra vonatkozik, amely számlázóprogramot használ – legyen az önálló program, online számlázó vagy ERP rendszerbe épített modul.
Mit kell bejelenteni a NAV felé?
A számlázóprogram bejelentése az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) felületen történik, amit a NAV honlapjáról lehet letölteni. Az ÁNYK program segítségével a „SZAMLAZO” elnevezésű nyomtatványt kell kitölteni, melyben a következő adatokat kell például megadni:
- A program neve és verziószáma
- A program fejlesztőjének adatai
- A használat kezdő időpontja
- Telepítés helye (ha helyi rendszer)
- Technikai azonosítók, ha online rendszerről van szó
A NAV és az ÁNYK használata sok vállalkozás számára elsőre bonyolultnak tűnhet. Ha van rendszeres könyvelői támogatás, érdemes lehet már a kezdetektől rábízni a számlázóprogram bejelentését, így minimalizálható a hibák lehetősége. Ha viszont a vállalkozás a könyvelő segítségét ritkán veszi igénybe, a bejelentési folyamatra különösen figyelni kell, mert több technikai lépést is tartalmaz, és némi jártasságot igényel a rendszer használata.
Ezeket az adatokat a NAV rögzíti. A bejelentést a használat megkezdése előtt kell elvégezni.
A modern ERP rendszerek – így a CO3 is – olyan technikai infrastruktúrával rendelkeznek, amely a NAV-hoz szükséges minden adatot biztonságosan továbbít.
Mikor nem szükséges külön bejelenteni?
Ha a vállalkozás olyan online alapú számlázó vagy ERP rendszert használ, amely automatikusan végzi a NAV adatszolgáltatást, a bejelentés folyamata egyszerűbb.
A szolgáltató rendszere ugyanis már előzetesen regisztrálva van, így a vállalkozásnak csak a saját technikai felhasználóját és kulcsait kell beállítania – ez biztosítja a valós idejű adatküldést.
Mit jelent a valós idejű adatszolgáltatás?
A NAV előírása szerint minden számla adatait azonnal továbbítani kell. Ezt a folyamatot a rendszer automatikusan végzi:
- A vállalkozás kiállítja a számlát az ERP-ben.
- A rendszer technikai felhasználón keresztül beküldi az adatokat.
- A NAV visszaigazolja, hogy az adatszolgáltatás megtörtént.
A modern rendszerek, mint a CO3 ezt háttérben, emberi beavatkozás nélkül kezelik, így a számlázási folyamat gyors és hibamentes.
Hogyan támogatja ezt egy ERP rendszer?
Egy modern ERP – például a CO3 – képes arra, hogy:
- előre beállított adatokkal csökkentse a téves bevitel lehetőségét,
- automatikusan továbbítsa a számlaadatokat a NAV felé,
- kezelje a módosító és sztornó számlákat,
- átlátható riportokat készítsen a számlázási forgalomról.
Ezzel nem csupán a szabályoknak való megfelelés biztosítható, hanem az adminisztráció ideje is jelentősen csökken.