A kialakított projekt kezelésben a közelmúltban már történtek finomítások, melyek a projektekhez kapcsolódó jegyzeteket érintették. Ekkor valósult meg többek között, hogy egy-egy jegyzethez rögtön dokumentumokat is lehet csatolni, illetve a megírt jegyzetet könnyedén megformázni.
Költség és bevétel kezelés
Most azonban a korábban ismert „Ügyfelek, alvállalkozók és termékek” pont – azaz az egyes projektek alvállalkozó kezelése alakult át jelentősen, eredeti célját megtartva.
Az alvállalkozó kezelés a „Pénzügyi lap” menüpontra került. Ezen az oldalon a projekthez kapcsolódóan költségeket – azaz az alvállalkozóinkat, a projekthez kapcsolódó bevételeket és felhasznált termékeket vehetünk fel. Ha a Projekt -> Beállítások oldalon a „Mindig hozzon létre bejövő számlát projekt költségek hozzáadásakor” opciót bekapcsolták, akkor a felvitt költség számlákból azonnal egy tervezett státuszú bejövő számla jön létre a Pénzügy modulban. Ez a költséget azután módosítható a Projekt modulban, vagy akár a Pénzügy modulban is. Ha a Pénzügy modulban egy számlát a projekthez csatolnak, akkor az automatikusan megjelenik a projekt pénzügyi lapján is. A lényeg, hogy mindkét helyen, mindig ugyanazok az adatok láthatók. Ha egy költség elem státusza megváltozik, akkor a Projekt modulban már nem módosítható. Csak a Pénzügy modulban lehet vele tovább dolgozni. Így kettéválasztható a projektek tervezési, alap költség kezelési folyamata a tényleges pénzügyi folyamatoktól.
A szimpla költség elemek között, ha a fiókhoz Raktár modul is tartozik, a raktár termék törzsében lévő termékek is felvihetők. A felvitel raktári készlet csökkenést nem eredményez.
A jelentősége a költségek és felhasznált termékek felvitelének, hogy a projekt pénzügyi lapján elérhető „Árajánlat készítése” gomb segítségével továbbra is egyszerűen lehet árajánlatokat készíteni az egyes munkálatokról.
Új bevétel felvitele esetében azonnal egy kimenő számla jön létre rögzített státuszban. Ez szintén fontos és a fenti megfontolást, a projekt és pénzügy kezelési folyamatait választja ketté. Ez a számla, mint proforma kinyomtatható, kiküldhető; belőle végső, sorszámozott számla állítható ki; vagy törölhető.
Bevételek és kiadások felvitele esetén ha a kiválasztott devizanem eltér a fiók alapértelmezett devizanemétől, akkor automatikusan megjelenik egy árfolyam mező ahol az átváltási árfolyamot lehet megadni. A rendszer ez alapján automatikusan az alapértelmezett devizanembe átszámolva veszi figyelembe a profit számításoknál ez egyes bevételi és/vagy kiadási sorokat.
A pénzügyi lapon a bevételekből és költségekből automatikusan nettó profit és pofit ráta számolódik az adott projekt tekintetében. Ez jó képet ad arról, hogy adott projekten milyen pénzügyi bevételre teszünk szert.
Mind a bevételek, mind pedig a költségek felvitele esetén a kapcsolódó partner kiválasztása ún. autocomplete mezővel segített. Ugyanakkor a Partnertörzsben még nem szereplő cég esetén, azt közvetlenül a projektből is felvihetjük. Ez szintén egy nagy könnyebbség a korábbiakhoz képest.
A bevételek és kiadások lap az oszlopai az elnevezésekre kattintva rendezhető csökkenő, vagy növekvő sorrendben.
Projekt státuszok
A projekt státuszok eddig is szabadon szerkeszthetőek voltak. Most kiegészültek egy lezárt állapotot jelző opcióval. A lezártnak megjelölt állapotú projekt nem látszik az „Aktuális projektek” nézetben, illetve ha egy projekt a lezárt státuszt kapja meg, akkor a Naptárban megjelölt projekt időszak is törlődik, a projekt listában pedig a projekt neve halvány szürkére változik.
Bár nem projekt státusz, de mostantól beállítható, hogy egy projekt Aktív, vagy Archív. Az archív projekteket csak a Super Admin jogosultsággal rendelkező felhasználók láthatják és igény esetén visszanyithatják azokat. Ugyanakkor a kimutatásokban ezek a projektek is szerepelnek.
Projekt megrendelője, ügyfele
Minden projektnek van ügyfele – ha az belső ügyfél akkor is. Ez az információ a projekt Adatlapjára került. Ott könnyedén kiválasztható az ügyfél, vagy egyszerűen vihető fel új ügyfél, ha az még nincs a partner törzsben.
Projekthez csatolt dokumentumok
A projekthez csatolt dokumentumok rendezhetők időrendben vagy ABC sorrendbe. Újítás továbbá, hogy amennyiben egy projekthez új résztvevőt adnak hozzá, az automatikusan hozzáférés jogosultságot kap az addig, a projekthez feltöltött összes dokumentumhoz. Ugyanez visszafelé is igaz – azaz, ha egy résztvevőt törölnek a projektről, akkor a projekthez rendelt dokumentumokra vonatkozó jogosultságai törlődnek. Természetesen a dokumentumok jogosultságait külön is lehet hozzárendelni vagy éppen megvonni az egyes felhasználóktól, ahogyan az eddig is történt.
Adminisztratív finomítások
- Minden fő projekt egy automatikus sorszámot kap, mely a projekt neve előtt látható a projekten belül. Ez egy öt jegyű szám, # jellel felvezetve.
- Projekt létrehozásakor az összes Super Admin és Projekt Admin jogosultsággal rendelkező felhasználó email értesítőt kap. Ez a Projekt -> Beállítások között kapcsolahtó ki és be. Hasznos lehet, ha projekteket alacsonyabb jogosultságú felhasználók hoznak létre.
- Projekt felvitelekor, vagy módosításakor a megadott kezdés és vége dátumokkal a projekt a Naptárba is rögzítésre kerül! Ha a projektet törlik, vagy lezárt állapotúra állítják, akkor a Naptári bejegyzés automatikusan törlődik.
- Figyelmetlenségből előfordulhat, hogy ugyanazon bejövő számlát többször is rögzítik véletlenül. Ennek érdekében a rendszer figyeli, hogy ugyanattól a beszállítótól ugyanazon számlaszámmal történik-e rögzítés. Ha igen, akkor figyelmeztetést küld a felhasználónak.
- Új projekt nézetek a „Minden projekt” és „Aktuális projektek”