A hazai elektronikus számlázás szabályai az EU jogszabályi harmonizálással 2013.01.01-től megváltoztak. Ennek megfelelően a CO3 számlázó rendszere is követi a módosításokat:
Az elektronikus számla kibocsátásának alapvető szabályai
Érvényes: 2013.01.01-től
(…) Az Áfa tv. 2013. január elsejétől hatályos elektronikus számla fogalma (Áfa tv. 259. § 5. pont) alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa tv-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője, illetve a szolgáltatás igénybe vevője részéről technikai feltételei vannak, amelyeket az elektronikus számlák fogadásához ki kell alakítani, az elektronikus számlázás tekintetében továbbra is elengedhetetlen a felek együttműködése. Ezért az Áfa tv. az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként továbbra is előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását. (Áfa tv. 175. § (3) bekezdés)
[Az előzőek mellett természetesen figyelemmel kell lenni az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet előírásaira is.]
Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelyek esetében a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma
sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. (Áfa tv. 175. § (2) bekezdés)
Ezek a következők:
– az elektronikus aláírásról szóló törvény (2001. évi XXXV. törvény – továbbiakban: Eat.) rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
– EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.
Az Áfa tv-ben külön nevesített elektronikus számlák tekintetében a számla kibocsátója és a számla befogadója az Áfa tv-ben meghatározott követelmények teljesítése érdekében tehát nem köteles üzleti ellenőrzési eljárást végezni. Természetesen az adóalany ilyen esetben is végezhet üzleti ellenőrzési eljárást, különös tekintettel arra, hogy annak lefolytatása (az Áfa tv. rendelkezéseitől függetlenül is) az adóalany gazdasági érdekeit szolgálja. (…)
Előfizetőink tájékoztatására közzé tesszük az elektronikus számlázás bevezetéséhez használható beleegyező nyilatkozat szövegezését is:
Beleegyező nyilatkozat
Alulírott …………………………………………………….. a ………………………………………………….
cég képviseletében ezúton nyilatkozom, hogy a …….……………………………………………… cégtől
érkező elektronikus számlákat befogadom és a megfelelő tárolásukat biztosítom.
A számlákat az alábbi email cím(ek)re kérem megküldeni:
……………………………………………………….
A fenti cím elérhetetlensége esetén alternatív email cím:
……………………………………………………….
Egyúttal tudomásul veszem, hogy a számla befogadásának ellenőrzése a számlaküldő és a számlatartalom valódiságát illetően a cégünk feladata.
Kelt: …………………………., 2013. ……………………….
cégszerű aláírás